Chaque fin d'année voit arriver la course aux entretiens annuels, dans une période faîte de pics d'activités selon votre secteur, mais point commun à toutes les entreprises, cette période est faite de jours fériés, de vacances scolaires, de petites maladies et donc d'arrêts de travail.

Nous vous proposons de réaliser cette tâche, en prenant soin si possible de ne pas attendre le dernier moment de l'année afin de s'assurer de rencontrer tous vos salariés.

Quels avantages tirer de notre service d'externalisation des entretiens de parcours professionnels ?

Des entretiens avec un tiers sont plus libres et détendus

Autant par les collaborateurs que les managers, le moment de l’entretien est souvent redouté en entreprise. Avec la peur du jugement par son supérieur hiérarchique, le salarié peut s'enfermer dans une retenue et ne pas s'exprimer librement.

Dans un cadre confidentiel, évalué par une personne tierce et totalement neutre, l'entretien externalisé assure un regard extérieur et réduit le stress.

Identifier les éventuels risques sociaux

Écouter les salariés s’exprimer librement permet d’identifier les situations délicates et même de les désamorcer au cours de ce dialogue : une communication limitée au cours de l'année entre la direction et les salariés amène souvent à des croyances ou rumeurs totalement injustifiées qu'il est bon d'entendre afin de calmer ce type d'incompréhensions.

Vous constaterez que les entretiens externalisés sont de véritables outils pour détecter des conflits qui pourraient surgir à court ou moyen terme.

Connaître les envies et planifier les plans de formation

Un entretien permet de dresser un inventaire des compétences et des envies d'évolution des salariés.

C'est le moment idéal pour leur faire part d'un besoin de polyvalence, d'une adaptabilité aux évolutions de leur poste de travail et de l'envie de l'entreprise de participer à leurs formations complémentaires qui pourraient leur permettre d'approcher leurs objectifs d'évolution.

Encore une fois, le fait de s'adresser à une personne neutre et extérieure plutôt qu'à son supérieur hiérarchique, libère l'expression des salariés au sujet de leurs perspectives et besoins.

Alléger les managers et respecter vos obligations sociales

Les entretiens professionnels tous les 2 ans représentent une obligation légale. Nous confier ces entretiens est également un allégement pour les managers qui peuvent être débordés quand l'échéance approche.

 Il est très important pour les entreprises d'être à jour de leurs obligations sociales pour éviter de lourdes sanctions.

Caractéristiques des différents entretiens

L'entretien d'intégration (1 an)

L'entretien d'intégration permet d’analyser les performances du salarié sur les douze premiers mois et de fixer des objectifs pour la suite. Il est l'occasion d'adresser au collaborateur autant de félicitations que d'axes d'amélioration.

Il doit avoir lieu impérativement au cours de la première année de présence pour valider les premières étapes de montée en compétences.

L'entretien périodique (4 ans)

L'entretien périodique est centré sur le projet de carrière du salarié. Il est obligatoire et doit être réalisé au bout de quatre ans. Il interroge le salarié sur ses perspectives d’évolution et ses besoins en formation.

C'est le rendez-vous de suivi régulier pour discuter de l'évolution professionnelle, des besoins de formation et de l'utilisation du CPF.

L’entretien professionnel doit aussi avoir lieu obligatoirement après de longues absences de travail (plus de 4 mois) : par exemple un congé maternité, un congé parental, un arrêt maladie ou un accident de travail.

L'entretien "État des lieux" (8 ans)

Tous les 8 ans, l'EPP fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Cette durée est déterminée en tenant compte de l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.

Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens prévus au cours des 8 dernières années.

Il a aussi pour but de s'assurer que, pendant cette période, le salarié a :

• Suivi au moins une action de formation

• Acquis des éléments de certification par la formation ou par la validation des acquis de l'expérience

• Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Cet état des lieux fait l'objet d'un compte-rendu écrit. Une copie est remise au salarié.

L'entretien de reprise d'activité

Si le salarié n’a pas bénéficié d’un EPP au cours des 12 mois (un an) précédant sa reprise d’activité, un EPP doit lui être proposé lors de la reprise d’activité après une période d'interruption due à un des cas suivants :

• Congé de maternité

• Congé parental d'éducation à temps plein ou partiel

• Congé d'adoption

• Congé de proche aidant

• Congé sabbatique

• Période de mobilité volontaire sécurisée

• Période d'activité à temps partiel après un congé de maternité ou d'adoption

• Arrêt maladie de plus de 6 mois

• Mandat syndical

L'entretien de mi-carrière

Il doit être organisé dans les 2 mois qui suivent la visite médicale de mi-carrière. Il sert à anticiper la seconde partie de la vie professionnelle.

L'entretien de fin de carrière

Il doit se tenir dans la fenêtre des 2 ans précédant le 60ème anniversaire. Cet échange est dédié à l'aménagement du poste, à la transmission des savoir-faire ou à la préparation d'une retraite progressive.